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Dienstplan

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Dienstplanung neu gedacht

Intelligente, teamorientierte Dienstplanung für Kindertagesstätten – entwickelt mit und für die Menschen, die täglich großartige Arbeit leisten.

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Was ist Dienstplan?

Dienstplan ist eine moderne, webbasierte Planungssoftware, die speziell für die Bedürfnisse von Kindertagesstätten entwickelt wurde. Das System vereint intuitive Bedienung mit leistungsstarken Funktionen und ermöglicht es Teams, ihre Arbeitspläne gemeinsam zu gestalten – transparent, flexibel und effizient.

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Überall verfügbar

Browser öffnen, einloggen, loslegen. Keine Installation, keine Updates – funktioniert auf jedem Gerät.

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Teamorientiert

Gemeinsam planen statt einsam entscheiden. Alle arbeiten am gleichen aktuellen Plan.

Intuitiv & schnell

Drag & Drop, Tastatur-Shortcuts, automatische Pausen – modern und durchdacht.

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Sicher & zuverlässig

Rollenbasierte Zugriffsrechte, automatisches Speichern, vollständige Revision.

🚀 Was kann die Software?

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Intelligente 2-Wochen-Planung (Woche A/B)

Der Dienstplan arbeitet mit einem 14-tägigen Rotationszyklus. Plane beide Wochen unabhängig voneinander oder kopiere Woche A zu Woche B für gleichbleibende Rhythmen.

  • Woche A und Woche B wechseln sich automatisch ab
  • Schnelles Kopieren zwischen Wochen für wiederkehrende Muster
  • Perfekt für flexible Arbeitszeitmodelle und Teilzeit-Teams
  • Klare Übersicht über den gesamten 2-Wochen-Zyklus
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Visuelle Planbearbeitung mit Drag & Drop

Erstelle und bearbeite Dienstpläne so einfach wie nie zuvor – visuell, intuitiv und in Echtzeit.

  • Dienste mit der Maus ziehen und verschieben
  • Zeitbalken verlängern oder verkürzen durch Ziehen an den Rändern
  • Farbcodierung: Grün für normale Zeiten, Rot für Früh-/Spätdienste, Blau für Schule/Uni
  • Automatische Pausenberechnung und -visualisierung
  • Tastatur-Workflow: Zelle klicken → Zeit eingeben → Enter → Fertig!
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Mitarbeiter- & Gruppenverwaltung

Vollständige Verwaltung deines Teams mit allen wichtigen Informationen auf einen Blick.

  • Mitarbeiter nach Gruppen organisieren (z.B. Krippe, Kindergarten, Hort)
  • Qualifikationen festlegen (Gruppenleitung, Fachkraft, Ergänzungskraft, Praktikant)
  • Wöchentliche Soll-Arbeitszeiten hinterlegen
  • Vorbereitungszeiten (VB) getrennt erfassen
  • Profilbilder hochladen oder automatische Initialen-Avatare nutzen
  • Automatische Sortierung nach Stunden und Qualifikation
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Präferenzen & Verfügbarkeit

Berücksichtige individuelle Wünsche und Einschränkungen deiner Mitarbeiter – für eine faire und realistische Planung.

  • Verfügbarkeit pro Wochentag festlegen
  • Präferenzen wie 'Keine Frühdienste' oder 'Dienstags frei'
  • Automatische Berücksichtigung bei der Planung
  • Individuelle Bedürfnisse = zufriedenere Mitarbeiter
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Mindestbesetzung & Stundenübersicht

Behalte jederzeit den Überblick über Personalstärke und Arbeitsstunden.

  • Mindestbesetzung pro Zeitfenster definieren
  • Live-Anzeige: Wie viele Mitarbeiter sind wann eingeplant?
  • Automatische Berechnung von Soll/Ist-Stunden pro Mitarbeiter
  • Warnungen bei Unter- oder Überbesetzung
  • Separate Auflistung von Dienst- und VB-Stunden
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Workflow: Entwurf → Prüfung → Freigabe

Strukturierter Prozess von der Planerstellung bis zur Veröffentlichung.

  • Gruppenleitungen erstellen Entwürfe für ihre Teams
  • Entwürfe können gespeichert und später weiterbearbeitet werden
  • Freigabe-Anfrage an den Administrator mit einem Klick
  • Administrator prüft und gibt frei – Plan wird sofort für alle sichtbar
  • Statusanzeige: Entwurf, Eingereicht, Genehmigt
📦

Planarchiv mit vollständiger Revision

Genehmigte Pläne werden dauerhaft archiviert – mit vollständiger Nachvollziehbarkeit und Wiederherstellungsfunktion.

  • Automatische Archivierung nach Genehmigung
  • Jedes Archiv enthält: Plan-Name, Woche, Genehmiger, Zeitstempel
  • Komplette Snapshot-Technologie: Mitarbeiternamen werden zum Archivzeitpunkt 'eingefroren'
  • Detailansicht: Alle archivierten Dienste mit Zeiten und Zuordnungen
  • Wiederherstellung mit einem Klick: Archivplan wird zum aktuellen Plan
  • Löschen nur für Administratoren
  • Perfekt für Audit-Trails und Rückblick auf vergangene Planungen
☁️

Nextcloud-Integration

Nahtlose Integration mit deiner bestehenden Nextcloud-Infrastruktur.

  • Automatischer Upload genehmigter PDFs in Nextcloud
  • Zentrale Ablage aller Dienstpläne für das gesamte Team
  • Konfigurierbare Ordnerstruktur
  • Dateibenennung mit Zeitstempel für eindeutige Zuordnung
  • Keine manuelle Ablage mehr nötig
📄

Professionelle PDF-Exports

Erstelle druckfertige Dienstpläne in Sekunden – individuell oder für das gesamte Team.

  • Einzelne Mitarbeiter: Persönlicher Plan mit beiden Wochen
  • Gruppen-PDF: Alle Mitarbeiter einer Gruppe
  • Gesamtplan: Alle Gruppen und beide Wochen
  • Mitarbeiter-Details: Profilbild, Qualifikation, Soll/Ist-Stunden, VB-Zeit
  • Farbcodierte Zeitbalken: Rot für Randzeiten, Grün für Kernzeiten
  • Automatische Sortierung nach Stunden und Qualifikation
  • Schule/Uni-Einträge für Praktikanten
  • Generische Profilbilder mit Initialen, falls kein Foto vorhanden
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Rollenbasierte Zugriffskontrolle

Jeder sieht und kann nur das, was für seine Rolle relevant ist.

  • Admin (Thomas): Volle Kontrolle, alle Funktionen, alle Mitarbeiter
  • Gruppenleitung: Entwürfe für die eigene Gruppe erstellen und einreichen
  • Mitarbeiter: Eigenen Plan ansehen und als PDF exportieren
  • Sichere Authentifizierung mit JWT-Tokens
  • Automatische Abmeldung bei Inaktivität

✨ Die Vorteile für dein Team

⏱️

Zeitersparnis

Was früher Stunden dauerte, geht jetzt in Minuten. Drag & Drop statt manuellem Rechnen und Schreiben.

🤝

Teamzusammenarbeit

Alle arbeiten am gleichen Plan, in Echtzeit. Keine veralteten Versionen, keine Missverständnisse.

Fehlerreduktion

Automatische Stundenberechnung, Pausenplanung und Validierung. Weniger Fehler, mehr Genauigkeit.

📱

Flexibilität

Arbeite von überall: Büro, Gruppenraum, Zuhause. Handy, Tablet, Laptop – alles funktioniert.

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Übersichtlichkeit

Farbcodierung, visuelle Darstellung, klare Struktur. Auf einen Blick alles erfassen.

📈

Transparenz

Jeder sieht seinen Plan. Nachvollziehbarkeit durch Archiv. Fairness durch Sichtbarkeit.

🎯 Für wen ist Dienstplan gemacht?

🏢

Kindertagesstätten mit mehreren Gruppen

Perfekt für Einrichtungen mit Krippe, Kindergarten und Hort. Jede Gruppe kann eigenständig planen, die Leitung behält den Überblick.

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Teams mit 5-30 Mitarbeitern

Optimal dimensioniert für kleine bis mittelgroße Teams. Nicht zu komplex, nicht zu simpel – genau richtig.

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Flexible Arbeitszeitmodelle

Teilzeit, Vollzeit, verschiedene Stundenkontingente? Kein Problem. Das System passt sich an.

🎓

Einrichtungen mit Praktikanten

Spezielle Funktionen für Schul- und Uni-Zeiten. Praktikanten werden gesondert erfasst.

⚙️ Technische Grundlage

Dienstplan basiert auf modernen, bewährten Web-Technologien und ist für Zuverlässigkeit und Performance optimiert.

Frontend

  • React / Next.js
  • Responsive Design
  • Moderne UI/UX

Backend

  • Python / FastAPI
  • Async/Await
  • RESTful API

Datenbank

  • SQLite
  • SQLAlchemy ORM
  • Optimierte Queries

Sicherheit

  • JWT Authentication
  • Rollenbasierte ACL
  • Sichere Sessions
🚀

Bereit für moderne Dienstplanung?

Lass Tabellen und Zettelwirtschaft hinter dir. Dienstplan macht Planung einfach, transparent und effizient – damit du dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst: dein Team und die Kinder.

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